Das Meeting, d.h. die Besprechung zu einem festgesetzten Termin, ist in vielen Unternehmen in Verruf geraten. Die wenigsten Mitarbeiter sehen ihre regelmäßigen Meetings als wirklich sinnvoll und für ihre Arbeit als gewinnbringend an.

Wieviel Schaden verursachen Meetings wirklich? Warum sind Meetings so unproduktiv? Und wie kann man bessere Meetings organisieren? Wir zeigen, welche Vorteile ein Video Call im Meeting mit sich bringt…

Schäden, die ein Meeting ohne Videokonferenzsystem verursacht

Eigentlich ist so ein Meeting eine durchaus sinnvolle Angelegenheit, um Informationen auszutauschen, Lösungsansätze zu entwickeln und Projekte zu einem erfolgreichen Abschluss zu bringen.

In der Realität sind jedoch die wenigsten Besprechungen wirklich effektiv, im Gegenteil: Sie verursachen Kosten und verschwenden Zeit. Eine US-Studie ergab, dass durch Meetings jährlich Opportunitätskosten von 37 Milliarden US-Dollar entstehen. In mehr als 25 Millionen Meetings täglich verschwenden Mitarbeiter in den USA ihre Zeit.

Diie Zahlen sind alarmierend: Das mittlere Management sitzt heute 35 Prozent seiner Arbeitszeit in Meetings. Das obere Management verbringt sogar 50 Prozent der gesamten Arbeitszeit in Besprechungen. Das wirklich Entscheidende daran: 67 Prozent der Besprechungen bezeichnen die Führungskräfte als Misserfolge!

Gestaltet man Meetings künftig nicht effektiver – etwa durch den Einsatz eines Videokonferenzsystem –, so werden diese Zahlen weiter steigen.

Ineffektive Meetings ohne Video Call – Eine Ursachenanalyse

Woran es liegt, dass Meetings ohne Video Call nur selten zum Erfolg führen, zeigt die US-Studie deutlich: Ganze 92 Prozent der Teilnehmer beschäftigen sich während einer Besprechung zusätzlich mit anderen Dingen. In der Folge verzögert dies allerdings die Dauer eines Meetings, senkt die Konzentrationsfähigkeit der einzelnen Mitarbeiter und damit auch die Dichte des Informationsaustauschs.

Eine weitere Ursache für ineffektive Meetings sehen die Experten in der fehlenden Beteiligung entfernter Mitarbeiter. Teilnehmer einer Besprechung, die nicht über ein Videokonferenzsystem sondern über das Telefon dem Meeting zugeschaltet sind, können nur schwer dem Verlauf folgen.

Denn da 80 Prozent der Nachrichten, die ein Mensch sendet, von seiner Körpersprache kommen, fehlt diese wichtige Variable in der Kommunikation. Des Weiteren scheitern Meetings häufig an einer mangelhaften Planung. Schlechte Vorbereitung und ein schlechter Aufbau des Meetings setzen seine Erfolgschancen herab.

Hilfreiche Tipps für ein gelungenes Meeting

Wir haben einige hilfreiche Tipps für Sie zusammengestellt, um das nächste Meeting im Unternehmen zu einem großen Erfolg zu machen:

1. Planen Sie das Meeting so kompakt wie möglich, niemals länger als 30 Minuten.
2. Arbeiten Sie gezielt eine Tagesordnung ab und beziehen Sie diese ins Präsentationsmaterial mit ein. Damit erfüllen Sie reale Erwartungen.
3. Beschaffen Sie benötigte Materialien im Voraus, so bleibt Zeit für gewinnbringende Diskussionen.
4. Beginnen und schließen Sie pünktlich das Meeting und zeigen Sie so, dass Sie den Zeitplan jedes Einzelnen respektieren.
5. Vermeiden Sie Monologe. Beziehen Sie sämtliche Teilnehmer ins Meeting ein.
6. Bleiben Sie fokussiert und lassen Sie sich nicht von anderen Dingen wie Emails oder den sozialen Netzwerken ablenken.

Wer ein Meeting – ob mit oder ohne Videokonferenzsystem – erfolgreich bestreiten möchte, der sollte sich stets fragen: Ist das Meeting wirklich notwendig? Welche Mitarbeiter müssen tatsächlich daran teilnehmen? Und: Was kann ich tun, dass mein Meeting interaktiv und fokussierend verläuft?

Unser Tipp:

Ein Video Call kann ein Meeting auf ein neues Level heben. Denn Teilnehmer eines Meetings mit Videokonferenzsystem können sich nachweislich besser auf die Gespräche in der Besprechung konzentrieren, lassen sich um 57 Prozent weniger von anderen Dingen ablenken.

Videoanrufe verbessern damit das Engagement der Teilnehmer, was der Entscheidungsfindung zuträglich ist und die Produktivität des Teams erhöht.

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