La réunion, c’est-à-dire la discussion fixée à un moment pré-déterminé, est tombé en désuétude dans beaucoup d’enterprises. Seul une minorité d’employés considèrent que leurs réunions régulières ont du sens et apportent une valeur ajoutée à leur travail.
Quels dommages les réunions causent-elles réellement ? Pourquoi les réunion sont-elles si peu productives ? Et comment peut-on organiser de meilleures réunions ? Nous présentons les avantages de l’appel vidéo pendant les réunions …

 

Dommages causés par une réunion sans système de vidéo-conférence

Normalement une réunion est le moyen le plus pratique pour échanger des informations, développer des solutions et finaliser efficacement des projets.

En réalité pourtant, seule une minorité de discussions sont réellement efficaces. Au contraire: elles engendrent des coûts et provoquent des pertes de temps. Une étude américaine a révélé que les réunions provoquent des manques à gagner annuels de 37 milliards de Dollars.

Les employés américains perdent leur temps dans plus de 25 millions de réunions quotidiennes. Si l’on n’organise pas les réunions de manière plus efficace à l’avenir – par exemple à l’aide d’un système de vidéo-conférence – , ces chiffres vont continuer à augmenter. Aujourd’hui déjà, ces chiffres sont alarmant : les cadres moyens passent actuellement 35 pour cent de leur temps en meeting. Les cadres supérieurs passent même 50 pour cent de leur temps de travail total en réunion. Le point déterminant : 67 pour cent des réunions sont considérées comme des échecs par les directions.

Réunions inefficaces sans appel-vidéo – Une analyse des causes

L’étude américaine montre clairement la raison pour laquelle les réunions sans appel-vidéo ne sont que rarement couronnées de succès : 92 pour cent des participants s’occupent avec d’autres choses pendant les réunions.

Cela a pour conséquence une augmentation de la durée des réunions, une réduction de la concentration des participants et donc de la densité de l’échange d’informations. Les experts voient une cause supplémentaire à l’inefficacité des réunion dans l’absence de participation des employés se trouvant à distance.

Les personnes participant à la réunion, non pas par l’intermédiaire d’un système de vidéo conférence mais par téléphone, ont des difficultés à suivre le cours des échanges. Comme 80 pour cent des informations communiquées par un être humain le sont par le langage corporel, ces données importantes font défaut à l’échange. De plus les réunions échouent souvent par manque de planification. Une mauvaise préparation et une mauvaise organisation de la réunion réduisent ses chances de succès.

Astuces pour une réunion réussie

1. Faites en sorte que la réunion soit la plus brêve possible, jamais plus de 30 minutes
2. Procédez en suivant un ordre du jour établi que vous ferez apparaitre dans les support de présentation. Ainsi vous répondrez à des attentes réelles.
3. Procurez-vous le matériel nécessaire à l’avance, vous réservez ainsi plus de temps aux discussions fructueuses.
4. Ouvrez et mettez fin à la réunion à l’heure et montrez ainsi que vous respectez l’emploi du temps de chacun.
5. Évitez les monologues. Intégrez tous les participants à la réunion.
6. Restez focalisé et ne vous laissez pas distraire, par exemple par des e-mails ou les réseaux sociaux.

Celui qui souhaite mener avec succès une réunion – avec ou sans système de vidéo-conférence – devrait toujours se demander : Cette réunion est-elle absolument nécessaire ? Quels collègues doivent vraiment y participer ? Et : Que puis-je faire pour que ma réunion se déroule de façon interactive et focalisée ?

Notre astuce:

Un appel vidéo peut élever la réunion à un nouveau niveau. Car il est prouvé que les participants d’une réunion avec système de vidéo-conférence  parviennent mieux à se concentrer sur les discussions, sont 57 pour cent moins distraits par d’autres choses. C’est ainsi que les appels vidéo facilitent l’implication des participants, ce qui est favorable à la prise de décision et améliore la productivité de l’équipe.

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