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Appel vidéo, téléphonie et face-à-face – la vérité qui dérange sur les réunions.

La réunion, c’est-à-dire la discussion fixée à un moment pré-déterminé, est tombé en désuétude dans beaucoup d’enterprises. Seul une minorité d’employés considèrent que leurs réunions régulières ont du sens et apportent une valeur ajoutée à leur travail.
Quels dommages les réunions causent-elles réellement ? Pourquoi les réunion sont-elles si peu productives ? Et comment peut-on organiser de meilleures réunions ? Nous présentons les avantages de l’appel vidéo pendant les réunions …

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InFocus services d’appels vidéo

 

Dommages causés par une réunion sans système de vidéo-conférence

Normalement une réunion est le moyen le plus pratique pour échanger des informations, développer des solutions et finaliser efficacement des projets.

En réalité pourtant, seule une minorité de discussions sont réellement efficaces. Au contraire: elles engendrent des coûts et provoquent des pertes de temps. Une étude américaine a révélé que les réunions provoquent des manques à gagner annuels de 37 milliards de Dollars.

Les employés américains perdent leur temps dans plus de 25 millions de réunions quotidiennes. Si l’on n’organise pas les réunions de manière plus efficace à l’avenir – par exemple à l’aide d’un système de vidéo-conférence – , ces chiffres vont continuer à augmenter. Aujourd’hui déjà, ces chiffres sont alarmant : les cadres moyens passent actuellement 35 pour cent de leur temps en meeting. Les cadres supérieurs passent même 50 pour cent de leur temps de travail total en réunion. Le point déterminant : 67 pour cent des réunions sont considérées comme des échecs par les directions.

Réunions inefficaces sans appel-vidéo – Une analyse des causes

L’étude américaine montre clairement la raison pour laquelle les réunions sans appel-vidéo ne sont que rarement couronnées de succès : 92 pour cent des participants s’occupent avec d’autres choses pendant les réunions.

Cela a pour conséquence une augmentation de la durée des réunions, une réduction de la concentration des participants et donc de la densité de l’échange d’informations. Les experts voient une cause supplémentaire à l’inefficacité des réunion dans l’absence de participation des employés se trouvant à distance.

Les personnes participant à la réunion, non pas par l’intermédiaire d’un système de vidéo conférence mais par téléphone, ont des difficultés à suivre le cours des échanges. Comme 80 pour cent des informations communiquées par un être humain le sont par le langage corporel, ces données importantes font défaut à l’échange. De plus les réunions échouent souvent par manque de planification. Une mauvaise préparation et une mauvaise organisation de la réunion réduisent ses chances de succès.

Astuces pour une réunion réussie

1. Faites en sorte que la réunion soit la plus brêve possible, jamais plus de 30 minutes
2. Procédez en suivant un ordre du jour établi que vous ferez apparaitre dans les support de présentation. Ainsi vous répondrez à des attentes réelles.
3. Procurez-vous le matériel nécessaire à l’avance, vous réservez ainsi plus de temps aux discussions fructueuses.
4. Ouvrez et mettez fin à la réunion à l’heure et montrez ainsi que vous respectez l’emploi du temps de chacun.
5. Évitez les monologues. Intégrez tous les participants à la réunion.
6. Restez focalisé et ne vous laissez pas distraire, par exemple par des e-mails ou les réseaux sociaux.

Celui qui souhaite mener avec succès une réunion – avec ou sans système de vidéo-conférence – devrait toujours se demander : Cette réunion est-elle absolument nécessaire ? Quels collègues doivent vraiment y participer ? Et : Que puis-je faire pour que ma réunion se déroule de façon interactive et focalisée ?

systéme de vidéoconférence

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Notre astuce:

Un appel vidéo peut élever la réunion à un nouveau niveau. Car il est prouvé que les participants d’une réunion avec système de vidéo-conférence  parviennent mieux à se concentrer sur les discussions, sont 57 pour cent moins distraits par d’autres choses. C’est ainsi que les appels vidéo facilitent l’implication des participants, ce qui est favorable à la prise de décision et améliore la productivité de l’équipe.

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Appels vidéo: Vidéoconférences et réunions virtuelles modifient le monde du travail

Les entreprises communiquent depuis de nombreuses années via des services d’appels vidéo soit payants, soit lents et complexes. De grands fournisseurs tels que Microsoft, Google ou encore IBM proposent de plus en plus leurs propres solutions pour simplifier les coopérations entre différents partenaires commerciaux. Le partage de documents ainsi que la gestion des conférences audio et vidéo restent cependant toujours une affaire compliquée et onéreuse. La série 121 de InFocus apporte une solution innovante pour vos appels vidéo…

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InFocus services d’appels vidéo

Les avantages des vidéoconférences en un coup d’œil

Les plus récentes technologies en matière d’appels vidéo aident à simplifier le management d’un projet de manière, à améliorer de façon notable le flux de travail. Les supports tels que les photos, vidéos ou autres documents, les notes et les rendez-vous sont partagés rapidement lors de vidéoconférences, l’ensemble des participants au projet sont ainsi informés des dernières nouveautés. Le « Video Calling » – les appels vidéo – facilite aux utilisateurs le travail d’équipe et l’organisation de projets ; des contenus peuvent être affichés, travaillés et partagés, que cela soit sur un PC ou sur les terminaux mobiles. Il est même aujourd’hui possible grâce aux logiciels les plus modernes pour les participants d’avoir accès en même temps aux documents et de les travailler ensemble. Ainsi, vous pouvez non seulement créer des présentations plus intéressantes, mais les employés peuvent aussi travailler indépendamment d’un endroit, et peuvent même être productifs d’un continent à l’autre.

Du Video Calling de haute-qualité grâce au service InFocus 121

Les produits InFocus 121 vous proposent des appels vidéo et des vidéoconférences de haute-qualité grâce auxquels les employés, collègues ou partenaires auront la possibilité de rentrer en contact en face-à-face. Le service de téléphonie vidéo dans le cloud vous fait oublier les frais habituels de communication, tels que nous les connaissons des systèmes classiques sur site. Oubliez également les infrastructures nécessitant beaucoup d’entretien dans vos locaux avec les produits InFocus 121, vous n’en n’aurez plus besoin. Les appels vidéo s’intègrent directement aux autres appareils collaboratifs de In Focus comme le Mondopad ou le visiophone MPV100, ce qui vous garantit des appels vidéo de la meilleure qualité en matière de son et d’image. L’appel vidéo via un appareil de la série 121 fonctionne avec la plupart des systèmes des vidéoconférences connues : il vous suffit juste de taper le numéro de téléphone ou l’adresse e-mail de la personne avec qui souhaitez communiquer et lancer ensuite l’appel. Les appels SIP sont gratuits depuis votre navigateur internet, via iOS et les appareils Android. Vous pouvez ainsi utiliser les services vidéo de InFocus, même quand si vous êtes en déplacement.

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